Las metodologías ágiles son técnicas de gestión de proyectos que coordinan el trabajo de los equipos y permiten asignar tareas de forma más rápida y eficiente. Hoy te contamos cómo ponerlas en práctica en tu empresa. Los cambios en las tendencias de consumo, la competitividad feroz y el ritmo de innovación obliga a las organizaciones a meter una o dos marchas más en sus procesos de gestión interna, la asignación de tareas y la definición de protocolos para sacar adelante los proyectos.
Los métodos convencionales de trabajo, en los que se fijaban unos plazos fijos y quedaba definido y delimitado el producto o proyecto a entregar, sin posibilidad de cambios, hace tiempo que son cosa del pasado. Esta metodología acarrea unos costes y un volumen de trabajo, a veces inútil, que las pequeñas empresas no pueden permitirse. Además, la economía digital ha acelerado el ritmo de los procesos y podría ocurrir que el producto final, al entregarlo, quedara obsoleto o la competencia se adelantara.
Por esta razón la gestión ágil de proyectos o Agile Management ha ido ganando enteros entre un gran número de empresas, independientemente de su tamaño y del sector. En su día era una técnica característica de las organizaciones de la industria tecnológica y el software, pero ahora resulta útil para cualquiera que se mueva en contextos inestables, y por tanto necesite flexibilidad y capacidad de adaptación al cambio, o que tenga que sacar adelante proyectos urgentes o complejos.
En el actual escenario de transformación digital, parece difícil pensar que haya una organización que no necesite una buena capacidad de respuesta ante las eventualidades o que no quiera estar preparada para dar respuesta a las demandas de sus consumidores antes incluso de que las manifiesten. Por tanto no hay empresa a la que no le interese aplicar el Agile Management en alguno de sus procesos o proyectos.
El Agile Management comprende un conjunto de metodologías que consisten en dividir los proyectos en fases o tareas, para ir probándolas sobre la marcha (testeo) y así ver si funcionan o si hay que aplicar cambios.
A lo largo de este proceso es frecuente que el concepto inicial de un proyecto cambie. En el desarrollo y testing de apps es muy habitual que cambien funcionalidades, se incuyan nuevas y se elimien otras. Además, en una revisión con el cliente éste puede solicitar nuevos cambios y puede ocurrir algo en el mercado que obligue a reorientar algunos parámetros.
En función del tamaño del proyecto, en cada tarea se involucra un equipo de personas o un solo profesional, pero en ningún caso asumirán más de una a la vez. Una de las claves del Agile Management es ir sacando adelante objetivos concretos y progresar en el flujo de trabajo, para que no se acumule ni se enquiste.
Los miembros del equipo trabajan en pequeñas fases y equipos sobre actualizaciones concretas del producto. Después, se testea cada actualización en función de las necesidades del cliente, en lugar de centrarnos en un único producto final.
En definitiva, el Agile Management es útil porque permite optimizar el tiempo, coordinar a los equipos, asignar las tareas y planificar una estrategia con mucho menos esfuerzo y recursos.
Tipos de metodologías ágiles
El Agile Management se puede implementar en la empresa de diversas maneras, pero vamos a ver las más habituales o las que más éxito tienen:
SCRUM
Con esta estructura de trabajo, el proyecto se ejecuta en ciclos cortos y repetitivos (iteraciones). Requiere de inspección constante, para ver qué está fallando del proceso y actuar a tiempo para adaptarse a los cambios. Por eso se basa en hacer entregas parciales y regulares del producto final, de forma que el cliente puede empezar a utilizar las características más importantes del proyecto antes de que esté completamente terminado.
Para aplicar el método SCRUM hacen falta crear un Product Backlog, un documento o archivo que reúne las características del proyecto que se va a realizar y las funcionalidades que tiene que tener; esta información se puede modificar, pero sólo puede hacerlo el Product Owner, responsable del documento.
La segunda etapa consiste en definir el Sprint Backlog, documento que recoge las tareas a realizar y quién debe desempeñarlas, así como el tiempo estimado que llevará hacerlas y el coste. Cada vez que se completen las tareas y se entreguen para su revisión, habrá transcurrido un Sprint. En el Burn Down se indicará el estado y la evolución del proyecto, indicando las tareas y requerimientos pendientes de realizarse; estas no tienen por qué ser sucesivas.
La mitología SCRUM es una opción de gestión ideal para acometer proyectos en entornos complejos que exigen rapidez en los resultados y mucha flexibilidad, y permite que el margen de error sea mínimo por el control continuo. Además fomenta el trabajo en equipo y sus integrantes se sienten relevantes.
Kanban
También conocido como tablero de tarjetas, ya que precisamente consiste en eso, en crear un tablero dividido en columnas donde cada una de ella representa un estado del flujo de trabajo (pendientes, en desarrollo, bloqueadas, entregadas, etc). Puede haber tantas columnas como estados atraviese una tarea. De esta forma se puede ver de un vistazo en qué situación se encuentran los proyectos, si hay una tarea que se está enquistado y medir la productividad.
Cada tarea se escribe en un postit o papel adhesivo donde se describe la tarea a realizar, la estimación del tiempo que llevará hacerla y el nombre del empleado encargado de asumirla.
Antes de empezar una tarea nueva, las que están pendientes tendrán que finalizarse; es decir, las fases no se solapan, van una detrás de otra. Esto no impide que mientras se hace una tarea puedan surgir otras nuevas, que se colocarán en la columna de pendientes (a no ser que el cliente la priorice). Así, la empresa se asegura que el trabajo se finaliza y no quedan tareas sin hacer. El tablero Kanban puede ser específico para un proyecto en concreto o genérico.
Lean
El mantra de este método es “sácalo al mercado y después modifícalo” y lo han hecho suyo las startups, sobre todo las más jóvenes. Es una alternativa a los costosos estudios y análisis previos para predecir las tendencias de mercado.
La metodología Lean se adapta mejor a servicios y productos digitales porque en Internet los costes son mucho más bajos. Cuando se alumbra una idea, sólo hay que crear un prototipo (o Producto Mínimo Viable) y comercializarlo cuanto antes y así medir cómo responde el mercado. Esta información es muy valiosa para aplicar después los cambios oportunos.
Aquí también se elabora una tabla con posits: es el llamado canvas de modelo de negocio, donde hay que ir apuntando las hipótesis y a qué punto o siguiente paso nos llevan, según se confirmen o no. El método Lean no debe sustituir al plan de negocio, un documento elaborado que es necesario y que requiere de una reflexión estratégica para entender las necesidades de mi target y mi mercado, pero sí sirve como primer paso.
Algunas pymes y grandes compañías también aplican el método Lean como estrategia de mercado y de mejora de los procesos. Lanzan los productos o servicios sin hacer diagnósticos teóricos en lugar de desarrollar un producto o servicio a gran escala de los productos y después los adaptan a las exigencias del mercado, fomentando la innovación.
Diagrama de Gantt
En este caso habría que hablar más bien de herramienta de gestión de proyectos que de una metodología en sí, pero resulta igualmente efectiva. El diagrama de Gant se puede emplear para planificar tareas y procesos simples o para fragmentar proyectos complejos en diferentes partes.
Consiste en un gráfico de barras horizontales de colores ordenadas por actividades y en secuencias de tiempo concretas. Así, es muy fácil representar gráficamente qué temas están vinculadas, de forma que las barras transcurren paralelamente, y cuáles son independiente y depende de que finalice otra para comenzar, en cuyo caso se enlazan las barras una detrás de otra.
Con el diagrama de Gantt se puede monitorizar claramente el progreso de un proyecto, descubrir los puntos críticos, los períodos de inactividad y calcular los retrasos en la ejecución. Deberá ser los más esquemática y claro posible, para que las personas implicadas en el proceso sepan claramente cuál es su cometido y el tiempo del que disponen para realizarlo.
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