Hay que reconocerlo. La organización de la documentación en la mayoría de las empresas es un desastre. Se acumula documentación, versiones diferentes de documentos que luego es difícil saber cuál es la realmente buena. Y se pierde mucho tiempo tratando de encontrar dónde se encuentra. Estas entre otras, son las razones por las que se necesita un gestor documental en las empresas.
El espacio para almacenar documentación ha dejado de ser un problema. La mayor parte de los archivos que tiene una empresa están en discos duros y ya no tienen habitaciones enormes llenas de armarios con carpetas. Y esta barra libre de espacio ha acabado por crear un problema.
Tu guarda que siempre hay tiempo para tirar
En primer lugar porque nadie revisa que contiene las diferentes carpetas. Se ha creado una estructura general, donde los departamentos de la empresa pueden guardar su documentación. Pero muchas veces se duplica, se crea una copia provisional que luego se queda almacenada hasta que meses o años después alguien se pregunta que hace ahí.
Replicar la organización que tienes en un ordenador, para toda la empresa puede que no sea tan buena idea como parece. Dos trabajando con el mismo archivo son multitud.
Es necesario hacer limpieza digital cada cierto tiempo. Que cada uno de los responsables de un departamento revisen qué importa realmente y qué es lo que no se puede eliminar. Y determinados casos esto afecta a la LOPD, ya que existen múltiples copias de un fichero que contiene datos personales en diferentes ubicaciones.
A la hora de gestionar las copias de seguridad esto también puede suponer un problema. El tamaño de la copia, el número de archivos que se guardan, no para de crecer. Si se realizan copias diferenciales o incrementales, no hay tanto problema, ya que se supone que las carpetas basura, estas que han caído en el olvido, no se utilizan. Pero a la hora de hacer la copia total se necesita más espacio, más tiempo para su ejecución. Pero sobre todo también para su restauración.
El gestor documental te ayuda a estructurar mejor la información
Un gestor documental nos ayuda a mejorar toda la organización. Se asocian diferentes archivos a un cliente, de manera que siempre en su ficha está a mano todo lo que necesitamos. Su punto fuerte es la facilidad para encontrar los datos que se necesitan en cada momento.
Lo habitual es que se asocien con las aplicaciones de gestión que utiliza cada empresa, como por ejemplo la de facturación. Lo mismo ocurre con los proveedores, distribuidores, partners, etc. A la hora de buscar cualquier documento todo está asociado y organizado de forma centralizada. De esta forma se gana mucho tiempo, y es el principal motivo por el que se convierte en una buena inversión para la mayoría de las organizaciones.
Es cierto que muchas organizaciones tienen una estructura de carpetas y archivado férrea. Sin embargo, son pocas las que tarde o temprano no descolocan algún archivo, alguien lo ha movido sin querer, etc. Con el gestor documental esto no pasa, al no mover las carpetas directamente desde el Explorardor de Archivos de Windows. La documentación se enlaza, se etiqueta y se guarda de forma que encontrar lo que buscamos sea mucho más rápido y sencillo.
Además son programas que no tienen una curva de aprendizaje muy prolongada. Es decir, como es algo que se hace constantemente, una vez se coge el hilo el empleado interioriza que cada vez que llega una documentación tiene que guardarla y relacionarla con el cliente de una determinada manera. Y a partir de aquí todo va como la seda y la mayoría de las empresas que lo implantan con éxito no saben como han podido trabajar hasta ahora sin este gestor.
