Es esencial entender que la administración del tiempo es, por lo general, un término equivocado.
Nadie puede realmente administrar el tiempo ya que, como el dinero, tiene mente propia.
Sin embargo, podemos administrar nuestra distribución del tiempo y, más aun, las maneras en que es consumido o robado por ciertas actividades y otras personas.
Nosotros podemos administrar el acceso, las reglas de compromiso y las elecciones.
No hay tal cosa como un software secreto o una receta secreta que encontrará detrás de cualquier persona excepcionalmente productiva.
Todos hacen prácticamente las mismas tres cosas:
1. Colocarse en ambientes conducentes a la productividad
2. Limitar severamente la distracción e interferencia
3. Hacerse responsables de lograr el cumplimiento de tareas que han elegido realizar dentro de plazos de tiempo predeterminados
Sin embargo, la mayoría de las personas no hace ninguna de estas tres cosas.
Algunos, en diferentes momentos, administran una o dos de ellas.
El problema es que con frecuencia intentan complicar demasiado las cosas.
Programando su día
Usted puede crear fácilmente una guía gráfica de su día con tarjetas 3 x 5 colocadas en un tablero de corcho, un anotador dividido en casillas de 15 minutos en el lado izquierdo con espacio para notas en la derecha, o usando un pedazo de papel impreso por computadora.
Los elementos más importantes de una guía diaria son:
* Tener tiempos exactos de comienzo y final para cada actividad, tarea, cita, reunión o llamada
* Definir los objetivos exactos para cada actividad que involucra a otra persona
La guía diaria es una predicción minuto-a-minuto de su día.
La vida laboral de la mayoría de las personas varía - hay días en que no tendrá nada programado en su guía y podrá dedicarlos enteramente a una sola actividad. Otros días podrían tener 30 vencimientos.
En estos días la mayoría de las personas están complicando demasiado sus negocios, su marketing y sus vidas.
Están abarcando demasiadas cosas - diluyendo el foco, la energía y los recursos.
Para ser claros, estoy a favor de los procesos de marketing complejos con una monetización comprensiva y minuciosa de contactos y potenciales clientes. Pero, mayormente, son sistemas diseñados una vez y después operados.
La verdad es que la mayoría de los negocios o carreras tienen cinco o menos factores de éxitos realmente críticos y esenciales en los cuales enfocarse y organizar todo los demás que los rodean.
La lista de cosas que usted decide ignorar para dedicar suficiente energía a una lista corta, es tan importante como la lista corta en sí misma.
Un secreto para asegurar la productividad, es realizar todo su trabajo pensando en el valor monetario que este le aportará.
A una dada actividad se le puede adjudicar únicamente la cantidad de tiempo que su valor monetario o compensación permita - si a las actividades se les adjudica más tiempo del que le pagan, termina perdiendo objetivos de ingreso.
Esto ayuda a descartar muchas cosas en total, cosas que muchas personas han creído que no necesitan, sin responsabilizarse por las mismas financieramente.
Una de las mejores cosas sobre una guía estricta de su día, es que nada puede consumir más tiempo del adjudicado, porque otra cosa está empezando un minuto después de que lo anterior finalice.
Es difícil perder tiempo cuando no hay tiempo para perder
Considere el sencillo asunto de las llamadas telefónicas - si una persona se compromete en un promedio de cuatro al día sobre 250 días laborables, son 1.000 al año.
Si en promedio consumen solo 3 minutos más por día del tiempo estipulado en su guía, habría desperdiciado aproximadamente una semana entera - acortando entonces su año a 51 semanas. En 10 años, serían 500 horas.
Las mismas matemáticas se aplicarían al tiempo dedicado a medios sociales o a negociar repetidamente con un empleado sobre su continuo mal comportamiento.
En resumidas cuentas, aquí tenemos algunas lecciones claves extraídas de la forma de trabajo de personas excepcionalmente productivas:
* Aceptar que nadie puede manejar el tiempo mismo
* Aprender de las tres cosas que hacen las personas productivas
* Reconocer la importancia de identificar y enfocar en cinco o menos factores de éxito esenciales
* Rehusarse a abarcar demasiado y perder impacto
* Saber que lo que elije no hacer es, al menos, tan importante como lo que hace
* Aplicar una responsabilidad financiera
¿Qué opinas? ALVARO MENDOZA
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