jueves, 3 de marzo de 2011

La trampa del chequeo constante del Email

Haz un cálculo rápido. Aproximadamente, y entre tu ordenador y tu teléfono móvil, ¿cuántas veces al día chequeas tu Buzón de Entrada? ¿Cuántas veces abres tu Email para ver si te ha llegado correo nuevo?
Somos muchos los que caemos en la trampa de abrir el Email cada dos por tres para poder responder “cuanto más rápido mejor”. Porque gestionar el Email con eficacia no es cuestión de ver quién acumula más interrupciones o desenfunda más rápido. Sino de dominar esa herramienta para cumplir mejor con las tareas.

En toda mi carrera he trabajado junto a grandes profesionales, emprendido mano a mano con personas brillantes y he aprendido de directivos excepcionales. Ninguno de ellos lo fue por depender (ser un adicto) del Email, por abrir mil veces al día su correo y responder rápido a sus mensajes. Sino por hacer de forma extraordinaria, inspiradora e innovadora su trabajo.

Peeeero, el Email es así de “diabólico”; y te hace creer que abriéndolo, leyendo las últimas novedades y respondiendo cuanto antes a cualquier mensaje que entre en tu buzón, tú eres más productivo y rindes mejor. Y, ciertamente, eso sólo es una falsa sensación.

¿Por qué chequeamos tanto el Email?

Depende de muchos factores pero en mi experiencia personal he visto que se debe a varias razones (a algunas o todas ellas a la vez):
Porque creemos que el mejor profesional y el más capacitado directivo es el que responde antes y más rápido a cualquier mensaje que le envían.
Porque creemos que nuestro trabajo tendrá más calidad y ofrecerá más resultados si estamos permanentemente conectados y disponibles para cualquiera que nos envíe algo.
Porque creemos que cayendo la frenética actividad del Email estamos siendo más productivos. Que abriendo, moviendo, haciendo clics y tecleando mensajes cumplimos con nuestro trabajo.
Porque creemos que nuestro trabajo diario, nuestros objetivos y el resultado de nuestro esfuerzo dependen del próximo mensaje que alguien está a punto de enviarnos.
Porque creemos que abrir y responder rápidamente proyecta al exterior (a mi jefe, mis compañeros, clientes…) una mejor imagen de nosotros. Cuanto más rápido respondas a tu Email mejor opinión tendrán de ti.

¿Qué consecuencias tiene?

Muchas. Muy serias y muy graves, si es que (claro) te tomas en serio la gestión de tu tiempo, el rendimiento en tu trabajo, los resultados de tu esfuerzo y hasta tu tiempo de ocio y descanso personal. Si no, no tiene ninguna consecuencia negativa; es muy divertido, adictivo y te ayuda a mejorar tu técnica mecanográfica.
Habría que hacer una serie de artículos para recoger todas las negativas consecuencias pero sólo voy a apuntar una, la más importante:

Interrupciones.

Abrir cada dos por tres tu Email, dejar lo que estabas haciendo y ponerte a escribir emails, supone una gravísima interrupción para tu trabajo. Y se repite una y otra vez, una y otra vez, una y otra vez…
El problema de las interrupciones es que restan intensidad y calidad a tu trabajo y te roban mucho tiempo. Volver sobre una tarea que dejaste a medias y retomarla implica cometer errores y gastar un tiempo extra que necesitas para otra cosa.
Cuando una interrupción es puntual y no está en nuestra mano evitarla, no hay tampoco que caer en la alarma. Cuando es repetida y constante (el chequeo del Email lo es), y además es deliberada y provocada por nosotros mismos (el chequeo del Email lo es), deberíamos tomárnosla en serio.

¿Te interesa corregir este hábito?

Naturalmente que habrá personas que necesiten responder cuanto más rápido mejor (por ejemplo si trabajas en un servicio de atención al cliente). Otras creerán que lo necesitan o que su imagen se vería perjudicada si cambiara este hábito. Y otras pensarán “¡qué carajo!, antes muerto que sin mi Blackberry”.
Si no es tu caso y quieres empezar a reducir tu dependencia del Email, te sugeriría empezar por dos gestos. Uno más fácil de llevar a cabo, y otro, ciertamente, mucho más complicado.
Desactiva el Notificador.
(El fácil.) El Notificador de correo nuevo es uno de los grandes culpables de esta dependencia que hemos desarrollado. El “ding” de “tienes un Email” no sólo es una interrupción sino también una incitación a abrir el correo y, claro está, responderlo. Estás a un clic de distancia de acabar con ello y ganar en concentración, tranquilidad y tiempo continuado de trabajo. Justo lo que necesitamos todos.
Reduce el número de chequeos
(El difícil.) ¿Cuántas veces? Conozco personas que abren el Email sólo una vez al día. Otros dos. Y otros doscientas. Es algo que sólo puedes decidir y hacer tú pero sólo te diría una cosa: cuanto menos chequeos, mejor trabajarás. En mi caso personal he visto que 3-4 veces al día es suficiente para manejar mi volumen de correos diarios, que oscila entre 50-70 mensajes cada día.
Si te interesan los (malos) hábitos del Email te recomiendo especialmente este otro artículo “hermano” al que acabas de leer.