Como vender más usando un CRM

Vender nunca es fácil, pero es aún más duro cuando la situación económica no es buena. Los clientes tienen menos dinero disponible, y les cuesta más desprenderse de él.

Cuando llamada tras llamada, visita tras visita, lo único que se consiguen son vagas promesas de “pensarlo un poco más adelante”, se corre la tentación de arrojar la toalla, resignarse y esperar que vengan tiempos mejores.

Pero ¿hay alternativa? ¿podemos hacer algo?

Lo cierto es que sí. Tal vez tengas que cambiar tus hábitos, o tu forma de trabajar. Tal vez antes bastaba con lanzar la caña y los peces venían solos, y ahora tengas que elegir bien el lugar y seleccionar el cebo. Pero si otros pueden hacerlo, tú también puedes.

Parte del secreto es usar la tecnología a nuestro favor. Una aplicación CRM, que incluya una gestión de fuerza de ventas, puede sin duda contribuir a un aumento de las ventas.

De todas las llamadas que haces, algunas se convierten en visitas. De esas visitas, algunas dan como resultado una petición de oferta. Y de todas las ofertas, algunas se ganan y otras se pierden.

Si llevas un tiempo en tu negocio, tendrás alguna idea de los ratios de cierre, y más en concreto del ratio de conversión de llamada a visita, de visita a oferta y de ofertas ganadas y perdidas. Supongamos que una de cada 3 llamadas se convierte en visita, una de cada 3 visitas se convierte en oferta y una de cada 3 ofertas se convierte en venta. (Esto es un ejemplo, los ratios varían mucho en función de tu negocio y tus clientes)

Cuantas más llamadas hagas, más visitas conseguirás, y más cerca estarás de una nueva venta. Solo con hacer una llamada más al día, puedes conseguir 8 ventas más al año. Si cada vez hacen falta más llamadas para mantener el nivel de ventas, esfuérzate más, llama todavía más, haz más visitas y conseguirás vender más.

Está claro que trabajar más duro para vender más es la opción más burda. Si tenemos buena información sobre los prospectos, podemos acceder a un registro histórico de nuestros esfuerzos anteriores, podemos actuar con una base más sólida, elegir mejor a qué clientes potenciales debemos dar prioridad y conseguir mejorar esos ratios para cerrar mas ventas con el mismo esfuerzo.

Además de esforzarte por trabajar más para vender más, lo inteligente es hacerlo mejor. Y para eso es imprescindible planificar.

Cada semana, deberías tener claros tus objetivos. En muchas empresas es habitual que los comerciales tengan una reunión semanal con su superior en la que revisan lo hecho y planifican la siguiente semana. Si en tu empresa no se hace, hazlo tú. Analiza las oportunidades que estás manejando y planifica cuales serán tus siguientes acciones. Ponte objetivos en cuanto a número de llamadas, visitas, etc. y revísalos cada semana.

Planificar te permite ser más eficiente: si tienes varios clientes a los que visitar, puedes organizar esas visitas en función de la proximidad. O puedes incluso anotar qué otros clientes están cerca de los que vas a visitar. Si te sobra tiempo, puedes intentar acercarte a verles. Lo más probable es que estén ocupados y no puedan recibirte, pero a veces hay suerte y un rato perdido se convierte en una oportunidad de negocio.

Limitarse a ir haciendo “lo que vaya saliendo” o lo que resulte más fácil en cada momento es una receta segura para que al final del día te preguntes “¿pero dónde se me ha ido el tiempo?”

El mayor tesoro que tiene un comercial es su lista de contactos. No solo porque es mucho más fácil vender a alguien que ya te ha comprado alguna vez, sino porque un conocido común es la mejor manera de aproximarte a un cliente nuevo.

Por supuesto, para esto es fundamental mantener una lista de contactos actualizada. No vale de nada tener archivadas un montón de tarjetas de visita de hace años, teniendo en cuenta el ritmo al que cambiamos de puesto y de empresa hoy en día. Lo primero que debes hacer cuando te entregan una tarjeta es “digitalizarla”. Si mantienes los datos actualizados en tu aplicación de gestión de ventas, podrás encontrar a la persona que buscas sin esfuerzo, y tener además acceso a todo el historial de relaciones comerciales con ella.

No te avergüences de pedir a un contacto que te presente a un cliente con el que quieres contactar. Según los casos, puede bastar con que te permita usar su nombre, pero lo mejor que que sea él mismo el que te presente. La probabilidad de conseguir una primera reunión, si vas “avalado” por un colega, es mucho más alta.

Como hemos dicho antes, para vender más no basta con hacer más llamadas, más visitas, más ofertas. Lo más importante es ser capaz de determinar, cuanto antes, qué oportunidades debes seguir y cuales debes abandonar.

Especialmente en tiempos de crisis da miedo rechazar cualquier oportunidad. Nos aferramos a ellas, insistimos en llamar y visitar al cliente una y otra vez, preparamos mil versiones y correcciones de la oferta… A veces es el propio cliente el que insiste en reunirse con nosotros, nos pide modificaciones en el precio o en las condiciones, y parece que siempre está a punto de comprar pero nunca llega a hacerlo.

El problema de invertir tiempo en estas falsas oportunidades es que nuestro día solo tiene 24 horas, y no nos queda tiempo para dedicar a los clientes que sí podrían comprarnos. Por eso es importante cualificar bien las oportunidades, y hacerlo cuanto antes.

Dicho lo anterior, también es cierto que hay clientes que son “pesados” por naturaleza, y tardan meses en tomar una decisión. En esos casos, renunciar de antemano o no estar atento en el momento oportuno puede hacernos perder una venta en favor de otro competidor más paciente.

El problema es que el día a día nos come, y es muy difícil recordar que debemos contactar con un cliente que nos dijo que tardaría unos meses en tener disponible el presupuesto para su proyecto. Este es otro de los ámbitos en el que una aplicación de fuerza de ventas puede ayudarnos: dejar anotado un seguimiento para dentro de unas semanas o incluso unos meses nos permite “olvidarnos” de él hasta que sea necesario retomarlo.

Estar en la calle es parte esencial del trabajo del comercial. Antes, a las horas que un comercial pasaba visitando clientes había que añadirle el tiempo de oficina necesario para introducir pedidos, consultar listas de precios, documentación de productos, etc.

Pero hoy en día, con las conexiones móviles a Internet, pasar por la oficina es perfectamente prescindible. Con una conexión VPN se puede acceder a la aplicación de ventas desde cualquier lado y con seguridad, con lo que el comercial puede aprovechar los ratos muertos, las esperas o incluso un rato tranquilo en su casa para actualizar los datos.

¿Has conseguido una venta? ¡Enhorabuena! Ahora debes intentar repetir ese éxito, cuantas más veces, mejor.
Analiza tu cartera de clientes y contactos, y piensa cuales de ellos podrían tener una situación similar a la del cliente que ha comprado. Pueden ser empresas del mismo tamaño, del mismo sector, o que tengan cualquier otra característica que pueda ser relevante.

Al ponerte en contacto con los clientes potenciales, no dejes de mencionar que lo que les propones ya lo están disfrutando otras empresas, y menciona al cliente que compró. Para muchas personas, es importante el refuerzo social que se produce cuando alguien ya ha hecho antes lo que te están pidiendo.

En cada contacto, anota el interés que despierta lo que le explicas. Cuando lleves unos cuantos, analiza los datos, y piensa si los más dispuestos a escuchar tu oferta tienen características comunes. Si es así, focalízate en ese tipo de cuentas.

Si vas haciendo esto con cada venta, y eres meticuloso registrando las respuestas, en poco tiempo tendrás una idea muy precisa de qué elementos de tu cartera puedes vender más fácilmente a cada tipo de cliente, y te será mucho más fácil preparar una primera aproximación a nuevas cuentas.

Seguir todos los consejos anteriores puede ser muy difícil si se intenta hacerlo “por las bravas”. Mantener una lista de contactos actualizada, planificar, tener todos los datos a mano, son tareas en las que el correo electrónico o una agenda pueden ayudar, pero no son suficientes.

Una solución que usan muchas empresas es una aplicación de CRM o Gestión de Fuerzas de Ventas. El problema es que suelen ser caras y difíciles de implantar. Hay aplicaciones como Salesforce que están accesibles desde Internet, pero tienen un coste mensual para cada usuario.

Una alternativa preferible para muchas pequeñas empresas es el software CRM vTiger. vTiger ayuda a gestionar el proceso de venta. Maneja cuentas, contactos, oportunidades, ofertas… Ayuda a hacer previsiones, e incluso a planificar campañas de marketing y evaluar sus resultados.

Si no estás usando una aplicación de CRM, no estás vendiendo todo lo que podrías. Y si no estás usando vTiger, estás pagando mucho más de lo que deberías.

Si tu empresa tiene las competencias técnicas adecuadas vTiger puede salirte gratis, pero si necesitas ayuda para implantarlo, en Alanta podemos ayudarte a hacerlo.